Przetargi nieograniczone

wyjaśnienie treści SIWZ GKK.272.9.2017 "Cyfryzacja zasobu geodezyjnego i kartograficznego dla obszaru Powiatu Słupeckiego"

   

 

Słupca, dn. 13.10.2017 r.

POWIAT SŁUPECKI

UL.POZNAŃSKA 20

62-400 SŁUPCA

 (Pieczęć Zamawiającego)

 

 

Oznaczenie sprawy: GKK.272.9.2017

 

WYJAŚNIENIE TREŚCI SIWZ

Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: „Cyfryzacja zasobu geodezyjnego i kartograficznego dla obszaru Powiatu Słupeckiego", prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (GKK.272.9.2017)

 

Do Zamawiającego wpłynęły zapytania Wykonawcy. Zamawiający poniżej zamieszcza treść pytań (zachowano oryginalną pisownię) wraz z odpowiedziami, jakich udzielił.

 

Pytanie 1.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział I, punkt 2, podpunkt f):

"Jeżeli w trakcie odbioru zostanie znaleziona co najmniej jedna usterka dotycząca jakości wykonywanych prac uniemożliwiająca pracę z powstałymi zbiorami, Wykonawca jest zobowiązany do powtórnego sprawdzenia całości zbiorów przedstawionych do odbioru"

Zamówienie obejmuje 1 058 600 kart dokumentacji i powyższy zapis z uwagi na ogromną skalę Zamówienia jest zbyt rygorystyczny, a nawet nierealny do zrealizowania. Prosimy o usunięcie zapisu albo jego modyfikację.

Odpowiedź:

Zamawiający zauważa, że ww. kwestia opisana jest w Opisie przedmiotu zamówienia w rozdziale I, pkt 2, lit. g), a nie w rozdziale I, punkt 2, podpunkt f).

Zamawiający zmienia w treści Opisu przedmiotu zamówienia w rozdziale I, pkt 2, lit. g) istniejący tam zapis w całości na zapis: „Jeżeli w trakcie odbioru zostanie znaleziona co najmniej jedna usterka dotycząca jakości wykonywanych prac uniemożliwiająca pracę z powstałymi zbiorami, Wykonawca jest zobowiązany do naprawienia tej usterki, w taki sposób, aby całość systemu poprawnie funkcjonowała z powstałymi zbiorami."

Pytanie 2.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział I, punkt 2, podpunkt e):

"Wykonawca wraz ze Zgłoszeniem odbioru przedkłada Zamawiającemu powstałe w ramach realizacji zamówienia następujące materiały skompletowane w jednym tomie dla każdej jednostki ewidencyjnej z podziałem na obręby: szczegółowe sprawozdanie techniczne, wyniki przeprowadzonej analizy dokumentacji, płyty DVD (2 sztuki) zawierające zarchiwizowane dokumenty zasobu geodezyjnego i kartograficznego."

Prosimy o zmianę zapisu. Ilość objętość dokumentacji przewidziana do archiwizacji nie pomieści się na 2 płytach DVD. Najwygodniejszy nośnik przekazania tak dużej ilości danych to dysk przenośny.

Odpowiedź:

Zamawiający zauważa, że ww. kwestia opisana jest w Opisie przedmiotu zamówienia w rozdziale I, pkt 2, lit. f), a nie w rozdziale I, punkt 2, podpunkt e).

Zamawiający dokonuje zmiany treści Opisu przedmiotu zamówienia w rozdziale I, pkt 2, lit. f) w następujący sposób:

"Wykonawca wraz ze Zgłoszeniem odbioru przedkłada Zamawiającemu powstałe w ramach realizacji zamówienia następujące materiały skompletowane w jednym tomie dla każdej jednostki ewidencyjnej z podziałem na obręby: szczegółowe sprawozdanie techniczne, wyniki przeprowadzonej analizy dokumentacji oraz dysk przenośny zawierający zarchiwizowane dokumenty zasobu geodezyjnego i kartograficznego."

Pytanie 3.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział III:

Ilość dokumentacji przewidziana do archiwizacji została podana w jednostce "karta". Prosimy o zdefiniowanie pojęcia "karta". Czy karta to jednostronny dokument?

Odpowiedź:

Karta w rozumieniu Opisu przedmiotu zamówienia stanowi fizycznie 1 arkusz dokumentu, np. 1 mapa, 1 szkic polowy. Karta może zawierać dwie strony. Szacuje się, że dokumenty dwustronne stanowią ok. 50% wszystkich dokumentów.

Pytanie 4.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział V, punkt 1:

"Prace związane z archiwizacją dokumentacji będą wykonane w siedzibie Zamawiającego, przy użyciu należącego do Wykonawcy sprzętu, oprogramowania oraz materiałów niezbędnych do prawidłowego zrealizowania zadania."

Szacując wielkość opracowania oraz termin realizacji, do archiwizacji niezbędny będzie zespół 18-20 osobowy. Czy Zamawiający udostępni miejsce do realizacji przedmiotu Zamówienia dla takiej ilości osób?

Prosimy o informacje czy zapewniając odpowiednie pojemniki i środki ostrożności przy transporcie możliwe będzie pobranie dokumentacji do Siedziby Wykonawcy. Wykonawca zapewnia stały dostęp do pobranej dokumentacji. Po zgłoszeniu przez Ośrodek zapotrzebowania na dany dokument, Wykonawca przekaże go na serwer FTP.

Odpowiedź:

Zamawiający udostępni miejsce do realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza pobrania dokumentacji do Siedziby Wykonawcy.

Pytanie 5.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział V, punkt 5:

"Po wykonaniu archiwizacji Wykonawca zobowiązany jest oznaczyć w sposób jednoznaczny zarchiwizowane dokumenty i operaty. Sposób oznaczenia uzgodnić z Zamawiającym w formie wpisu do  Dziennika Prac. "

Prosimy o udzielenie informacji czy oznaczenie będzie takie samo dla okładki i wszystkich dokumentów? Czy oznaczeniu podlegać będzie każda strona operatu czy tylko okładka? Czy oznaczenie ma być wykonane przed czy po skanowaniu?

Odpowiedź:

Oznaczeniu, dokonanemu przed skanowaniem, podlegać będzie każda strona materiału zgodnie z § 15 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U z 2013, poz. 1183).

 

Pytanie 6.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział V, punkt 7:

"Wykonawca opracuje harmonogram wypożyczania mapy zasadniczej. Pobranie mapy zasadniczej może nastąpić w określonym ze Zleceniodawcą terminie nie powodującym zakłóceń w ciągłości pracy w  ośrodku. Wykonawca zapewni odpowiednie teczki odporne na załamanie i zgniecenie oraz zagwarantuje bezpieczny transport map."

Prosimy o udzielenie informacji o jakim transporcie jest tutaj mowa. Zgodnie z punktem prace mają być wykonane w siedzibie Zamawiającego.

Odpowiedź:

Transport pomiędzy budynkami, w którym znajduje się dokumentacja a docelowym udostępnionym miejscem pracy Wykonawcy.

Pytanie 7.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział V, punkt 9:

"Udostępnione do skanowania materiały należy opracować w sposób bardzo czytelny. Dokument po  zeskanowaniu oraz wydrukowaniu musi zapewniać czytelność zawartych w nim informacji zgodną z  oryginałem. Skopiowane dokumenty w stosunku do oryginałów muszą zachować proporcje wymiarów i nie posiadać zniekształceń i deformacji. Dokumenty formatu mniejszego niż A4 należy zapisać do formatu A4. Dokumenty zawierające istotne elementy treści wyróżnione w kolorze muszą zostać zarchiwizowane z zachowaniem oryginalnych kolorów. Dopuszcza się archiwizację w postaci czarno-białej tych dokumentów przewidzianych zgodnie z powyższą tabelą do obróbki w kolorze, które w swej treści nie zawierają elementów kolorowych."

Wykonawca skanuje w rozmiarze zgodnym z rzeczywistym rozmiarem dokumentu analogowego, deformacje nie są w 100% do wyeliminowania w zależności od jakości materiału. Czy w przypadku słabych jakościowo materiałów, zdeformowanych przez ubieg lat, Zamawiający dopuszcza aby zeskanowany dokument posiadał deformacji taką jaką posiada w rzeczywistości?

Odpowiedź:

Oczywiście celem cyfryzacji jest osiągnięcie wysokiej jakości skanów, jednak w przypadku nieczytelnych materiałów dopuszcza się wykonanie skanu o jakości materiału analogowego.

Pytanie 8.

Pytanie do warunków technicznych, rozdział V, punkt 13:

"Dokonać analizy zasięgów oraz czytelności skanów dokumentów istniejących w bazie danych. Pliki w  innych formatach należy przekonwertować do formatu PDF. Nieczytelne skany dokumentów należy powtórzyć z dokumentu oryginalnego."

Prosimy o oszacowanie ilości dokumentów  do ponownego skanowania i konwersji.

Czy ilości dokumentacji podane w rozdziale III WT zawierają już dokumenty z tego punktu, czy będzie to dodatkowa dokumentacja do przetworzenia? Jeżeli dokumentacja ta została uwzględniona w rozdziale III, to ilość dokumentacji do archiwizacji będzie równa ilości podanej w rozdziale III odejmując poprawne pliki istniejące w postaci zasięgów?

Prosimy o podanie szacunkowej ilości istniejących zasięgów w bazie. Czy zasięg utworzony jest
do każdego szkicu operatu osobno czy do całego operatu?

Odpowiedź:

Starostwo Powiatowe w Słupcy na dzień 13 października 2017 r. nie posiada żadnych skanów dokumentów oraz zasięgów w bazie danych. Ilość podana w warunkach technicznych stanowi całość dokumentacji do zeskanowania i określenia zasięgu powierzchniowego na mapie.

Pytanie 9.

Zasób podlegający zeskanowaniu to 1 058 600 stron (do potwierdzenia po wyjaśnieniu pojęcia "karta") włączając w to mapy. Czy w jednostkach gdzie trwają jeszcze prace geodezyjne (zgodnie
z uwagami w pkcie III. Zakres opracowania) wielkość zasobu zwiększy się? Jeśli tak, o ile? Do zsumowania liczby map użyłem wartości opisanych jako "Liczba sekcji analogowej mapy zasadniczej" w skali 1:500 i 1:1000 = 2044 szt.

Odpowiedź:

Po wykonaniu prac geodezyjno-kartograficznych, o których mowa w rozdziale III Opisu przedmiotu zamówienia (modernizacje ewidencji gruntów i budynków), oraz innych bieżących prac (podziały, rozgraniczenia, aktualizacje, inwentaryzacje itp.), szacuje się, że ilość kart o formatach A1-A4 zwiększy się o ok. 25 000. Szacuje się, że ok. 90% kart będzie w formacie A4.

Pytanie 10.

W jaki sposób miałby być dzielone pliki PDF (1 plik = 1 karta, 1 plik = 1 dokument?)?

Odpowiedź:

Na jeden plik PDF składa się cała dokumentacja z danej pracy objętej zgłoszeniem prac geodezyjnych.

Pytanie 11.

W jaki sposób pakowane są dokumenty, jaki jest stopień ich zanieczyszczenia (spinacze, zszywki, koszulki, bindowania, segregatory, itp.)?

Odpowiedź:

Szacuje się, że ok. 70% dokumentacji jest pakowana w kwasoodporne kartony, z podziałem na jednostki ewidencyjne i obręby ewidencyjne (luźno włożone w karton). Ok. 95% całości dokumentacji jest pozbawiona spinaczy i zszywek. Bindowanie i „koszulki" nie występują. W segregatorach znajduje się ok. 5% dokumentów. W postaci ksiąg występują „papierowe" rejestry ewidencji gruntów i budynków oraz księgi katastrów. Składają się one z dwustronnych kart.

Dokumenty stanowiące podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków przechowywane są w tomach z podziałem na jednostki ewidencyjne, odrębnie dla kolejnych lat wprowadzenia zmian. Dokumenty te są zbroszurowane poprzez związanie kolejnych kart sznurkiem.

 Pytanie 12.

Jaki udział w całości zasobu stanowią dokumenty uszkodzone, wymagające specjalnego przygotowania przed zeskanowaniem?

Odpowiedź:

Szacuje się, że dokumenty uszkodzone, wymagające specjalnego przegotowania przed skanowaniem stanowią ok. 5% całości.

 

 

 

STAROSTA

/-/ Mariusz Roga

   

Wyjaśnienie treści SIWZ w formacie pdf znajduje się w tym miejscu.